În ultimii doi ani, lumea a trecut prin două șocuri majore care au testat capacitatea companiilor de a supraviețui și de a se adapta. Pandemia COVID-19 și invazia Rusiei în Ucraina ne-au arătat că schimbarea - în bine sau în rău - este inevitabilă și că replierea rapidă este singura cale spre supraviețuire într-un mediu de piață nou și mai dificil.
Din păcate, multe companii eșuează în încercarea de a se adapta, iar unele dintre ele nu au privilegiul unei a doua șanse.
John Kotter, un celebru speaker pe teme de leadership și change management, spune că 47% dintre transformările Agile eșuează și 77% din ele folosesc SCRUM – cadrul în care poți aplica principiile și valorile Agile.
De ce aduc în discuție principiile Agile într-un subiect despre schimbare?
Agile este unul dintre cele mai populare concepte utilizate în dezvoltarea software-ului și poate fi o soluție excelentă pentru toate companiile care doresc să lanseze pe piață produse mai bune, mai repede.
Este o metodă care se bazează pe colaborare și flexibilitate și permite echipei să se adapteze rapid la cerințe noi și să își ajusteze planurile în timp real. Pentru multe organizații, Agile este o promisiune pentru care merită să investești în schimbare. Însă succesul trecerii către această metodologie de lucru nu este garantat.
De aceea, am rugat-o pe Bianca Alecu, Head of PMO Ericsson și lectorul cursului Skillab “Scrum & Agile” să ne explice care sunt cele mai des întâlnite greșeli care conduc la eșec.
Companiile nu înțeleg filosofia Agile
În lumea business-ului, implementarea principiilor Agile poate aduce multe beneficii, dar de multe ori, companiile nu înțeleg pe deplin ce înseamnă Agile și cum să îl aplice în mod corespunzător. Una dintre capcane este credința că, dacă reușesc să lanseze rapid un produs, întreaga organizație a reușit să devină agilă.
“Primul și cel mai important motiv pentru care eforturile de schimbare a companiilor eșuează este că organizațiile nu înțeleg ce înseamnă, de fapt, Agile. Se concentrează pe rezultatele de business, pe dezvoltarea de produs, dar nu iau în calcul valorile și principiile Agile.
Astfel, atunci când își modifică procesele de dezvoltare și lansează mai rapid produse pe piață cred că au devenit agile, ceea ce este o greșeală. Pentru ca schimbarea să aibă loc, companiile trebuie să înțeleagă în primul rând manifestul Agile și să incorporeze valorile și principiile sale în toate nivelurile organizației. De abia apoi pot spune că sunt agile”.
Transformările nu încep cu oamenii
Transformarea unei companii către metodologia Agile este un proces continuu și presupune adaptarea întregii echipe la noua metodă. Implementarea principiilor Agile într-o organizație pornește de cele mai multe ori de la angajații care lucrează efectiv la dezvoltarea produselor și care trebuie să învețe să gândească Agile. În același timp, liderii companiei trebuie să înțeleagă care sunt beneficiile unei astfel de transformări.
De aceea, tranziția trebuie să aibă loc la două niveluri:
1. Leadership - managerii trebuie să înțeleagă care ar fi beneficiile pentru organizație.
2. Executiv - echipele trebuie învățate care sunt principiile și valorile Agile.
“De abia apoi modifici procesele și modul în care oamenii își desfășoară activitatea, pentru că, până la urmă, toate transformările acestea sunt legate de oameni. Degeaba transformi procesele, dacă nu transformi oamenii”, mai spune Bianca.
Un lider din exterior
Trecerea la metoda Agile necesită o abordare personalizată, adaptată nevoilor și specificului fiecărei companii în parte. Iar identificarea echipei care va fi responsabilă de implementarea tranziției are un impact direct asupra reușitei.
Recrutarea unui specialist din afara organizației nu va asigura o transformare rapidă și eficientă. Din contră, această abordare poate fi extrem de riscantă și poate duce la eșecul transformării.
“Este riscant să aduci un om din afara companiei pentru a susține schimbarea către Agile. El va încerca să aplice un tipar care a dat rezultate la o altă companie, însă lucrurile nu funcționează așa. Fiecare organizație are specificul propriu, are produsele proprii, are un mod de lucru propriu, are cultura proprie. Nu poți folosi un tipar.”
Testarea pe un singur proiect
Implementarea Agile nu trebuie să fie un experiment izolat. Dacă organizația are o cultură și o metodologie de lucru clasice, nu va înregistra rezultate pozitive dacă va testa Agile pe un singur proiect, dar restul companiei rămâne blocată în vechiul stil de lucru.
Pentru ca implementarea Agile să fie eficientă, trebuie să fie aplicată la nivelul întregii organizații, astfel încât toată echipa să poată beneficia de avantajele acestei filozofii de dezvoltare de produs.
“Dacă îți propui să vezi cum funcționează Agile în implementarea proiectului X, dar pentru toate celelalte compania lucrează conform principiilor clasice de product management, lucrurile nu vor funcționa. Și toată lumea va trage concluzia că trecerea la Agile nu aduce niciun avantaj”.
Rezistența la schimbare
În 2005, Poliția locală din Surrey UK și-a dat seama de necesitatea unui software prin care să țină evidența infractorilor. După zece ani și cheltuieli de peste 15 milioane de lire sterline, programul nu fusese implementat, deoarece angajații poliției nu au fost deschiși să accepte o altă modalitate de lucru.
Din păcate, acesta nu este un caz izolat. Rezistența la schimbare poate exista în orice organizație și poate duce la eșecul procesului de transformare. De aceea, este important ca drumul de la clasic la Agile să fie privit din perspectiva oamenilor, nu neapărat a proceselor.
“Angajații poliției nu au fost deschiși să accepte o altă modalitate de lucru. Nu știau nimic despre Agile, dar nici nu au vrut să învețe și să accepte propunerile furnizorului care lucra conform acestor principii. Dacă nu ai oamenii potriviți în organizație, adică oameni deschiși la minte, îți va fi foarte dificil să treci către Agile”, explică Bianca.
“Noi, ca indivizi, suntem rezistenți la schimbare, pentru că schimbarea doare, presupune un efort. Când văd situații de genul acesta în echipele pe care le conduc încerc să aflu care sunt temerile oamenilor”.
Ajută și evidențierea avantajelor noului mod de lucru. Trecerea la Agile poate aduce beneficii semnificative, cum ar fi accelerarea proceselor, eliminarea anumitor activități din procesul de lucru prin automatizare, reducerea numărului de indicatori pe care trebuie să îi calculezi și creșterea autonomiei fiecărui membru din echipă.
Echipele nu comunică
Comunicarea este un punct cheie în filosofia Agile. Metodologia SCRUM, bazată pe principiile și valorile Agile, încurajează schimbul constant de informații între membrii echipei prin intermediul unor ritualuri denumite Daily Scrum. Aceste întâlniri zilnice de 15 minute permit membrilor echipei să identifice obstacolele și să găsească soluții împreună, creând astfel o abordare colaborativă a activităților.
“Daily Scrum este o întâlnire zilnică de 15 minute în care fiecare membru al echipei spune ce a făcut ieri, ce urmează să facă astăzi, ce impedimente i-au stat în cale și ce probleme prevede că ar putea să existe.
Lucrul acesta obligă la lucrul împreună chiar și în cadrul companiilor cu foarte mulți angajați unde se poate întâmpla frecvent să nu existe comunicare între echipe ori departamente. Acum avem la dispoziție foarte multe instrumente care fac comunicarea mai ușoară, dar este important ca acestea să fie adaptate nevoilor companiei, iar oamenii să știe să le folosească”.
Clientul nu este prioritar
În filozofia Agile, prioritară este satisfacția clientului, de aceea, este important ca organizațiile să fie flexibile și să adapteze produsul în funcție de feedback-ul și nevoile clientului. Companiile pot cădea ușor într-o capcană atunci când se concentrează exclusiv asupra produsului sau serviciului pe care trebuie să îl livreze.
“În cazul acesta, nevoile clientului sunt ignorate, ceea ce contravine primului principiu Agile conform căruia satisfacția clientului este prioritatea numărul unu”, amintește Bianca. Practic, se ajunge în situația ca produsele respective să nu fie bine definite și să nu corespundă dorinței clientului.
Zero susținere din partea liderilor
Simona Bonghez, consultant și trainer în managementul proiectelor, spunea într-un interviu că trecerea de la modul de lucru clasic la modul de lucru Agile este ca și cum te-ai transforma dintr-un simplu băutor de cafea într-un barista.
Nu poți face asta peste noapte. Trebuie să investești timp și bani în trainingul personal, să cumperi un espressor bun, cafea de calitate și să experimentezi.
Or, nu poți face toate acestea dacă decizia nu este la tine. Extrapolând, în cadrul unei organizații, liderii ar trebui să fie printre primii care înțeleg nevoia și doresc să treacă de la modul de lucru clasic la modul de lucru Agile.
Recomandat de citit:
Ce este Manifestul Agile și cum ajută companiile să se adapteze
Citește
Obiective greșite
Într-un mediu clasic de management de produs, liderul de echipă se concentrează, în principal, pe finalizarea proiectului în bugetul și timpul alocat. Însă, în această abordare, produsul în sine este trecut în plan secund.
“Există companii care sunt mai preocupate de finalizarea proiectului decât de produsul propriu-zis, fapt care duce la o definire greșită a obiectivelor proiectului. Este, într-adevăr, important să fii interesat de respectarea bugetului și a termenelor, dar este la fel de important să te gândești la calitatea produsului, deoarece acesta este, de fapt, scopul proiectului.
Trebuie să ieși din zona tradiționalistă în care se întâmplă să nu vezi dincolo de indicatorii de performanță. De aceea, în metodologia Agile, nu există indicatori definiți”, mai explică Bianca.
Pe lângă faptul că este important ca liderii organizației să creadă în beneficiile metodologiei Agile și ca echipele să comunice eficient, angajații trebuie să poată participa activ la schimbare.
“Sunt situații în care angajații sunt atât de încărcați cu activitățile de zi cu zi încât nu au suficient timp pentru a se implica în schimbare. Nu au când să participe la training-uri, să citească despre noile procese, să depună efort pentru a schimba modul de lucru. Sunt însă și cazuri în care eșecul vine din cauza rezistenței la schimbare”, mai spune Bianca.
Companiile care își doresc să facă o schimbare de amploare, precum tranziția către Agile, trebuie să își analizeze în primul rând activitatea. Cum poate fi îmbunătățită? Pot fi transformate activitățile curente în așa fel încât să fie aplicate principiile și valorile Agile?
Chiar dacă procesul poate fi costisitor și dificil, este necesar organizațiilor pentru a rămâne competitive și pentru a se adapta la nevoile pieței și ale clienților.
Bianca Alecu, lectorul cursului Skillab "Scrum & Agile", este Head of PMO în cadrul Ericsson România și are 14 ani de experiență ca Project Manager în companii multinaționale. A fost Director pentru Instruire și Certificare în cadrul PMI Chapter România și deține certificări internaționale oferite de PMI (PMP), APMG (AgilePM) și Scaled Agile (SAFe practitioner și Scrum Master).
