Mediul de business românesc a împrumutat în mod alert concepte consacrate de Project Management din țările vestice, iar apetitul pentru aceste noi tehnici și metodologii de lucru nu pare a fi în declin. Pe cât de mare este nevoia de stiluri de lucru mai bine gândite, strategice și sistematice, pe atât de mare este însă și nevoia de a ne pune întrebări dincolo de tehnica în sine și conceptele pe care le putem învăța.
Cum alegem de fapt un stil de Project Management potrivit? Ce înseamnă să fii un Project Manager bun dincolo de atingerea unui deadline sau a unor obiective de tip KPI? Ce valoare aduce proiectului felul în care se simt membrii echipei atunci când lucrează cu tine ca Project Manager?
Despre toate aceste aspecte și despre ce înseamnă să îți însușești conceptele de PM într-un mod mindful și autentic, cu Vladimir Daia, profesionist cu experiență de peste un deceniu în domeniu și lectorul cursului de Project Management.
Cum ai ales să devii Project Manager? Care au fost etapele anterioare în carieră care te-au adus aici?
Drumul meu spre meseria de Project Manager a început cu mult înainte ca eu să știu de existenta acesteia. Pe parcursul anilor am lucrat foarte mult ca să acumulez o bază solidă de cunoștințe și experiențe fără să-mi propun să coordonez eu proiecte. Pur și simplu mi-am dorit să învăț cât mai multe lucruri care sa ma ajute să fiu în fiecare zi mai bun decât am fost în ziua de dinainte.
Astfel, în ultimii 14 ani din viață am încercat să-mi cultiv și să-mi îmbunătățesc anumite abilități pe care le-am considerat importante pentru mine și care m-au ajutat să produc un impact real în organizațiile în care am lucrat:
#1. Gândirea strategică și analitică
M-a ajutat foarte mult în interacțiunea cu echipele dar și cu top management-ul companiilor pentru care am lucrat, pentru că am putut să înțeleg care sunt obiectivele, să prioritizez pe moment, să replanific și să-mi concentrez atenția și efortul pe anumite activități esențiale pentru a le îndeplini în cel mai scurt timp.
#2. Abilitatea de a înțelege și transmite ceea ce americanii numesc „the big picture”
Vine la pachet cu gândirea strategică, dar este mai mult legată de abilitatea de a face anumite conexiuni care să te ajute să înțelegi sau să creezi o viziune pe care să o poți împărtăși ulterior echipei și/sau celui mai înalt nivel de management.
#3. Abilitatea de a înțelege cum funcționează o echipă
Am avut oportunitatea să fiu parte din câteva echipe care au lucrat constant cu așteptări ridicate și presiunea timpului și totuși au produs rezultate extraordinare. A fost o experiență care m-a ajutat să înțeleg cum trebuie să construiești o echipă și care trebuie să fie atmosfera care să încurajeze și să susțină performanța la cel mai înalt nivel.
#4. Am petrecut mult timp încercând să descifrez limbajul financiar
Mi-am dorit să înțeleg ce înseamnă termeni ca profitabilitate, CAPEX, OPEX, KPI și cum sunt toate acestea conectate.
#5. Mi-am dorit să fiu la masa negocierilor
De-a lungul timpul am avut oportunitatea să fiu prezent la câteva ședințe de negociere foarte intense și să particip la discuțiile de pregătire de dinainte. Este un exercițiu foarte creativ, iar negocierea în sine este o artă pe care încă nu o stăpânesc dar la care continui să lucrez.
Toate aceste lucruri m-au pregatit și au facut ca tranziția mea în project management să fie una ușoară, naturală, care s-a produs în timp. Decizia finala a fost, cum auzim foarte des „a no brainer”.
Care crezi că sunt principalele provocări cu care se confruntă companiile astăzi din punct de vedere al Project Management-ul în România? Crezi că pandemia a avut un impact în privința acestor provocări sau dificultăți?
Incontestabil da. Pandemia a provocat foarte multă durere la nivel mondial. Este o perioadă grea pe care încă ne luptăm să o depășim.
În același timp, Pandemia a scos la iveală foarte multe lipsuri. Educația, domeniul public, instituțiile financiare, și chiar și organizațiile IT au constatat că procesele sau sistemele nu sunt adecvate pentru lucrul de acasă. Această situație a accelerat foarte mult nevoia de inovație și schimbare, ceea ce a dus la creșterea numărului de proiecte și implicit a cererii pe piața muncii pentru Project Manageri.
„Ceea ce observ este că multe companii adoptă un ciclu de implementare din ce în ce mai scurt, punând accent pe livrarea rapidă de produse, de funcționalități, etc. pentru a ține pasul cu concurența. Este o perioadă delicată pentru Project Manageri pentru că există pericolul să sărim peste anumiți pași sau să nu tratăm cu seriozitatea cuvenită anumite subiecte care ulterior ne pun în situația de a face compromisuri la calitate, să epuizăm echipa pentru a putea menține acest ritm accelerat și/sau să periclităm relația cu anumiți parteneri sau furnizori.”
Cel mai frecvent exemplu este scurtarea semnificativă a perioadei și a efortului investit în planificare și în identificarea și analiza riscurilor. Este o linie foarte fină pe care project managerul trebuie să o navigheze de la proiect la proiect în funcție de complexitatea lui. Din ce în ce mai multe companii adoptă project management-ul pentru a livra proiecte, fără să aibă neapărat o înțelegere pentru ceea ce înseamnă acest mod de lucru. Este datoria noastră și o oportunitate extraordinară să creăm o cultură organizațională prin utilizarea corectă a tehnicilor de project management.
Consideri ca același tip de provocări se regăsesc și la nivel internațional sau vezi alte trenduri din punct de vedere al strategiilor de PM utilizate și al provocărilor depășite?
Cu siguranță da. Cred că nu mai putem discuta despre România ca despre o locație izolată. Majoritatea companiilor cu un portofoliu considerabil de proiecte sunt companii multinaționale cu prezență semnificativă în România. Cei mai mulți project manageri au lucrat cel puțin la un proiect pentru o astfel de companie.
Și eu personal am trecut prin câteva organizații și pot confirma ca sunt aceleași provocări din perspectiva Project Management-ului. Diferența este în varietatea de proiecte, în ce etapă de transformare ai ajuns să interacționezi cu organizația respectivă și nivelul de maturitate profesională al oamenilor cu care interacționezi.
Care consideri că sunt abilitățile care le lipsesc cel mai mult managerilor de proiect din România, în general?
Cred că în România avem un mix de project manageri cu foarte multă experiență și project manageri care sunt la început de drum și/sau au ajuns la project management ca o reconversie profesională.
Mi se pare că încă lucrăm să creștem nivelul acesta intermediar format din oameni tineri care au prins boom-ul acesta cu foarte multe metodologii noi, tool-uri colaborative și ușor de utilizat, oameni pentru care inovația este ceva obișnuit și nu se tem să experimenteze dar în același timp oameni care au apucat să treacă prin câteva proiecte (mai mari sau mai mici) și înțeleg ce se așteaptă de la un Project Manager.
„Pe scurt mi se pare că ne lipsește dorința de a face lucrurile mai simplu, mai bine. Această dorință mi se pare ca este rezultatul unui mix de foarte mult entuziasm cu puțină maturitate profesională și un strop de „know-how”.”
Care consideri că va fi impactul cursului pentru participanți și ce obiective consideri că vor fi atinse pentru ei odată cu finalizarea cursului ?
Sper să reușesc să transmit celor care vor participa câte puțin din pasiunea mea pentru meseria de project manager și ca împărtășind cu ei din experiențele mele se vor simți încurajați și motivați să afle mai mult. Îmi doresc ca acest curs să îi ajute cu informații practice, să conștientizeze care vor fi așteptările de la ei ca viitori project manageri dar mai ales să înțeleagă că dacă își doresc acest lucru, prin Project Management pot produce un impact real atât în cadrul organizațiilor pentru care lucrează cât și în viețile oamenilor cu care interacționează. În cadrul cursului vom discuta despre noțiuni fundamentale, bune practici și putem experimenta pentru ca în viața reala să fim cât mai bine pregătiți.
Nu este un curs din care să ieși doar cu o certificare, ci un curs care să-ți ofere informații practice care să te ajute în activitatea de zi cu zi. Pregătirea pentru certificare și certificarea în sine sunt o recunoaștere a faptului că faci lucrurile bine. Știu mulți project manageri buni care nu sunt certificați (încă) dar pe care curiozitatea îi împinge tot timpul să se perfecționeze.
A existat vreodată un moment, poate la începutul carierei, în care să fii dezamăgit de stilul de lucru al unui manager de proiect care te coordona? Poate un moment care să te inspire în sensul larg ca exemplu de „așa nu”?
De-a lungul anilor am constatat că sunt câteva lucruri pe care îmi vine greu să le înțeleg și cu care din păcate m-am întâlnit foarte des. Restricționarea accesului la informație și stilul de Project Manager de tip „pushy” care recurge la escaladări de fiecare dată când planificarea concepută nu este respectată, indiferent dacă este realistă sau nu.
Aceste comportamente sunt în general caracteristice genului de Project Manager directiv, care crede că le știe pe toate și nu este deschis cu adevărat la colaborare, care stopează creativitatea. Este genul de Project Manager pe care toată lumea îl evită.
„În realitate, în meseria asta nu deții niciodată toate răspunsurile și aproape întotdeauna sunt oameni cel puțin, dacă nu chiar mai inteligenți decât tine în cameră sau în echipă. Rolul nostru ca project manageri este să ne asigurăm că au curajul să spună ce au de spus.”
Personal, mă simt cel mai fericit când am în echipă cât mai puțini oameni cărora trebuie să le spun ce să facă, însă aceștia sunt și genul de oameni care necesită informații, care funcționează cel mai bine când sunt empowered și implicați în procesul decizional.
Care crezi că este relația dintre metodologia de PM folosită și cultura unui departament sau a unei companii? Poate stilul de PM să aibă un impact la nivelul culturii organizaționale? Ne poți da un exemplu din experiența ta?
Absolut. Project Managerii lucrează la o varietate de proiecte, uneori în paralel, cele mai multe cu expunere la top management. Prin natura jobului nostru suntem perfect poziționați să influențăm cultura organizațională. Alegerea metodologiei de Project Management, cunoscută în industrie ca tailoring, trebuie să țină cont de caracteristicile proiectului printre care compoziția echipei, maturitatea profesională, commitment-ul față de proiect (a se interpreta aici prin timpul alocat proiectului), dar și experiența de lucru cu metodologia respectivă.
În ultima perioadă este un foarte mare push spre utilizarea metodologiilor adaptive și/sau AGILE.
Cele mai multe organizații își doresc de fapt agilitate, citesc AGILE Manifesto, îl interpretează greșit și rămân cu impresia că a fi AGILE înseamnă să faci rabat la anumite lucruri în schimbul unei viteze aparente de execuție. Această abordare din păcate de multe ori reflectă o cultură organizațională care nu are focus pe calitate și/sau care nu este obișnuită să învețe din experiență (ambele fiind principii esențiale pentru a lucra AGILE). Ca Project Manageri, avem oportunitatea să formăm cultura organizațională prin felul în care aplicăm cunoștințele de Project Management în proiectele noastre.
De-a lungul timpului am gestionat câteva proiecte moștenite de la alți Project Manageri unde exista o serie de conflicte între beneficiarii din business și echipa de execuție. Un exemplu clar de noi am făcut totul bine, ei au greșit. Am încercat să ascult și să înțeleg de unde apar problemele. Am abordat sistematic de la nivelul cerințelor până la nivelul testelor, am adus echipa la un numitor comun, ne-am așezat cu toții la aceeași masă încercând să rezolvăm problemele și i-am făcut să înțeleagă că într-un proiect nu există conceptul de noi vs. ei, ci doar noi.
Atât succesul cât și eșecul proiectului sunt împărtășite de toată lumea. Nu există câștigători morali când proiectul este „pe butuci”. Am creat vizibilitate pentru toată lumea și le-am dat oportunitatea să prezinte rezultatele echipei în fața top managementului. Am adus un stil de Project Management în organizație bazat pe responsabilizarea echipei și pe recunoașterea meritelor. Este un model pe care l-am aplicat pe toate proiectele mele, cu echipe diverse și mă bucur să spun că am avut rezultate foarte bune.
Care este abordarea de Project Management cea mai potrivită pentru a menține oamenii mulțumiți și implicați, dar și performanța crescută în cadrul companiei? Ai o strategie sau o tehnică preferate pentru asta învățate în cadrul unei metodologii anume de PM?
Toate metodologiile de Project Management adresează o componentă de People Management.
Ar fi excelent să avem contact cu cât mai multe metodologii pentru că ne expun la o varietate de situații și abordări din care putem învăța mai multe despre natura și psihologia umană.
Din experiența mea nu există o abordare de genul „one size fits all”. Suntem diferiți, unii se simt mulțumiți și implicați dacă le creezi un cadru în care își pot face treaba eficient, unii sunt motivați în momentul în care îi responsabilizezi, le creezi un cadru în care pot face mai mult decat job-ul lor și le oferi oportunitatea să se dezvolte profesional.
Project Management-ul ne învață că proiectele sunt despre oameni, iar rolul nostru ca Project Manageri este să ne cunoaștem echipa, să aflăm de la ei ce-i motiveaza și să le creăm un cadru care să le permită să-și îndeplinească obiectivele personale o dată cu obiectivele proiectului.
Care sunt câteva strategii pe care le consideri esențiale din perspectiva de Project Manager pentru retenția și motivarea membrilor unei echipe?
Trecem printr-o perioadă în care piața muncii este foarte activă și cererea este foarte mare pentru multe domenii. Proiectele sunt o rampă de lansare pentru mulți. Pachetele financiare sunt variate și adresează ceea ce multe companii uneori uită: cu toții avem nevoi primare, iar datoria fiecăruia dintre noi este să caute și să găsească o oportunitate profesională unde poate face jobul care îi place și unde este remunerat adecvat.
De multe ori însă, am fost surprins să aflu că nu aspectul financiar era motivul pentru care colegii mei își căutau oportunități în alte companii. Cei mai multi vor să simtă că la sfârșitul zilei au produs impact, că activitatea lor din ziua respectivă are o însemnătate. Din fericire, în rolul nostru ca Project Manageri putem crea oportunități în proiecte pentru cei care își doresc să dobândească acest sentiment. Prin prisma cunoștințelor și a experienței pe care le acumulează vor putea accede la joburi mai semnificative și/sau mai bine remunerate chiar și fără a schimba organizația. Știu foarte multe persoane care vorbesc cu un sentiment de mândrie despre faptul că au petrecut x ani într-o companie despre care mentionează cât de mult i-a ajutat să se maturizeze din punct de vedere profesional.
„Dă-i omului ce are nevoie când are nevoie și a demonstrat că merită. Îi vei câștiga respectul și recunoștința și se va trezi în fiecare zi motivat să facă mai bine.”
Există precepte de Project Management care își diminuează reciproc eficiența? Poate unele aparținând unor stiluri diferite? Ne poți da un exemplu? Cât de importantă este consecvența stilului de PM abordat?
Nu știu dacă se încadrează neapărat, dar sunt câteva lucruri pe care le-aș menționa:
- A lucra în stil AGILE nu înseamnă neapărat că vei lucra cu agilitate și nici că vei economisi bani, așa cum și:
- A lucra în stil Waterfall nu înseamnă neapărat ca ești birocratic sau că proiectul va dura o veșnicie.
Dacă vrei să fii eficient, trebuie să „know your personnel”.
În realitate, cele mai multe proiecte folosesc un mix de metodologii și instrumente și sunt recunoscute ca fiind hibride.
Stilul de Project Management este ceva care se construiește în timp. Este ceva personal, ancorat puternic în valorile și principiile tale. Trebuie să fii autentic pentru a avea succes.
Uneori situația cere să adopți temporar un alt stil pentru a aduce înapoi pe linia de plutire un proiect. Fiți curioși, căutați sfaturi și de la alți Project Manageri și în timp, dacă vi se pare ca ați avut rezultate, fiți deschiși la a vă ajusta stilul.
Există momente în ciclul de viață al unui proiect în care ar fi mai bine ca stilul de PM abordat inițial să fie schimbat?
Este într-adevăr un exemplu bun de situație reală și un argument ca pentru proiectele care nu sunt chiar straight-forward să aibă loc un exercițiu de tailoring în etapa de inițiere. Ne poate ajuta să facem o alegere informată atât asupra metodologiei de Project Management care se aplică cel mai bine în contextul nostru cât și a stilului de Project Management care ne poate aduce cele mai bune rezultate cu echipa disponibilă.
Dacă totuși vrem să schimbăm ceva din metoda de guvernanță a proiectului este recomandat să facem acest lucru în fazele incipiente. O modificare târzie ne poate da serios peste cap planificarea întrucât poate duce la o nevoie de training, de adoptare a unor noi instrumente de lucru și/sau de regândire a întregului proiect.
Care este framework-ul tău preferat de Project Management și de ce?
Este greu să fac o astfel de alegere. Sunt încă foarte multe metodologii de Project Management cu care nu am luat contact, încât pot spune că sunt încă un novice în domeniu.
Personal sunt adeptul selectării metodologiei care îmi permite să obțin cele mai bune rezultate, să mențin echipa curioasă și motivată să învețe lucruri noi.
Când crezi că este momentul cel mai bun pentru a începe să tranziționezi către un rol de PM? Poate orice om cu performanțe deosebite și cu experiență ca membru de echipă să devină apoi un coordonator de echipă la fel de performant?
„Mulți dintre noi suntem deja Project Manageri de ocazie în viața particulară. Oricine a trecut printr-un „proiect” de renovare, de organizare a unui eveniment (nunta, de exemplu) are deja o înțelegere elementară despre ce presupune meseria de Project Manager.”
În același timp cred că este foarte important de înțeles că este foarte greu (dar nu imposibil) să-ți începi cariera ca Project Manager într-o industrie challenging, într-o organizație mare.
Varietatea de situații cu care te întâlnești într-un proiect de complexitate medie necesită un anumit tact și un set de cunoștințe și abilități pe care le poți acumula în timp.
Însă pot spune cu siguranță că nu este niciodată prea târziu să faci trecerea spre Project Management. Am cunoștințe care au făcut cu succes reconversia dintr-o varietate de joburi spre meseria de Project Manager, indiferent dacă au avut sau nu performanțe deosebite în job-urile precedente.
Bineînțeles, ajută dacă ai fost expus în trecut la lucrul în proiecte dar nu există o singură rețetă a succesului. Cel mai important este să înțelegi ce presupune rolul, să fii curios și dornic de a învăța și să nu îți fie teamă să recunoști când nu știi ceva.
Crezi că se poate vorbi despre anumite calități umane înnăscute care te fac să fii un bun Project Manager, înainte de pregătirea de specialitate?
Sunt anumite calități/abilități care te pot ajuta să ai un progres mai rapid.
Să nu uităm însă că în orice sport sunt campioni care nu au fost la fel de talentați ca alți contemporani de-ai lor. Ceea ce i-a propulsat nu au fost abilitățile înnăscute ci curiozitatea, empatia, dorința de a fi mai bun, și foarte mult “hard work”.
Project Managementul nu face excepție.
