Conceput în anii `40 pe liniile de producție ale gigantului automotive Toyota, sistemul Kanban a devenit rapid un standard de transparență și eficiență. Iar pentru că de cele două este mare nevoie și în alte domenii, Kanban și-a făcut între timp intrarea în domenii precum marketing, IT sau construcții.
Kanban a ajuns astăzi să organizeze fluxuri de lucru prin intermediul aplicațiilor web și mobile folosite în toată lumea. Sistemul este acum un numitor comun pentru toți cei care pun preț pe economisirea resurselor de care dispun și au dilema creării unor fluxuri de muncă eficiente și profitabile. Pentru ei, Kanban este răspunsul la întrebarea “cum?”.
Cum a apărut metodologia?
Conform schemei clasice de producție auto din anii '40, piesele de mașini erau realizate în diferite ateliere. De exemplu, între fabricarea caroseriei și a parbrizului unei mașini din același model puteau trece câteva luni. Și dacă era defect, tot procesul de construire a pieselor mașinii trebuia luat de la capăt.
Taiichi Ohno, șeful atelierului de mașini și ulterior vicepreședinte al companiei, a decis să regândească procesele de lucru. El a dezvoltat sistemul Kanban, metoda just-in-time și sistemul lean manufacturing. Pentru a transmite angajaților problemele uzinei, Taiichi Ohno a construit modelul Seven Wastes, în care a descris principalele probleme ale fabricii:
#1. procese amânate sau lăsate în așteptare
#2. supraproducţie
#3. pași redundanți de prelucrare
#4. transport
#5. lipsa de productivitate a angajaților
#6. excesul de inventar
#7. defecte de producție
Pentru a rezolva aceste probleme, Toyota a introdus un sistem de „bilețele” sau notițe cu informații pentru producție și logistică, pe care l-a numit „kanban”. Imediat după implementare, producția de piese s-a făcut în cantitățile potrivite, a fost redusă risipa de materiale, sistemul logistic a fost îmbunătățit semnificativ, iar compania a făcut economii semnificative.
Deși sistemul a apărut inițial în producție, el a devenit apoi popular în achiziții, resurse umane, marketing, suport clienți, IT, construcții și alte domenii.
Cele patru principii Kanban
#1. Construiește pe ce ai acum
Metodologia nu presupune o schimbare imediată a structurii companiei și a rolurilor angajaților. Dimpotrivă, ea propune implementarea graduală a modificărilor într-un sistem deja existent.
#2. Schimbare progresivă, permanentă și evolutivă
Cu alte cuvinte, este nevoie de pași mici către un obiectiv mare. La prima vedere, poate părea că schimbările radicale vor aduce mai multe beneficii și profituri. Dar ele aduc și riscuri uriașe. În schimb, atingerea obiectivelor în mod progresiv este o abordare și mai flexibilă, și mai sigură.
#3. Respectă procesele, rolurile și responsabilitățile actuale
Trebuie păstrat ceea ce funcționează bine. Acest lucru se aplică echipelor, pozițiilor, dar și proceselor. Conectarea cu oamenii va ajuta la obținerea sprijinului pentru schimbare, iar procesele bine stabilite le vor îmbunătăți pe cele instabile.
#4. Încurajează leadership-ul la toate nivelurile organizației
Angajații de la toate nivelurile, nu doar managementul, ar trebui să fie lideri și să propună schimbări.
Vizualizarea fluxului de lucru - de ce este importantă?
Kanban este în primul rând despre vizualizare. În acest proces sunt utilizate o tablă și un set de cărți multicolore. O culoare echivalează în Kanban cu o persoană sau un proces, iar în acest fel toți membrii echipei pot verifica starea oricărei sarcini, în orice moment.
Astfel de panouri Kanban pot fi folosite atât pentru gestionarea personală a timpului, cât și pentru planificarea proiectelor. Cel mai simplu panou Kanban are trei coloane: De făcut, În curs, Finalizat.
Fiecare proiect este împărțit în diferite etape. Câte etape, atâtea coloane în panoul Kanban. Iată cum arată Kanban pentru un proiect IT:
Un panou Kanban afișează toate procesele proiectului. Prin urmare, este mai ușor să analizezi și să observervi din timp zonele cu probleme. Obiectivul principal al sistemului Kanban este de a asigura trecerea task-urilor de la o coloană la alta, adică de a crea un flux. Iar aceasta are ca rezultat:
- Îmbunătățirea calității produsului / task-ului
- Economisirea de timp și resurse
- Reducerea costului produsului
- Creșterea productivității
Puteți asigura un flux continuu prin planificarea volumului de muncă al angajaților. Când echipa a stabilit fluxul de lucru prin intermediul Kanban, planificarea devine precisă, iar sarcinile sunt mai ușor de livrat la timp.
Ce să faci când fluxul s-a oprit
Când task-urile încep să se acumuleze într-una dintre coloanele de pe panoul de sarcini, vorbim despre efectul de „gât de sticlă”. Asta înseamnă că vitezele sau performanțele în realizarea taskurilor nu sunt ajustate conform cu realitatea.
Este momentul în care trebuie să găsești cauza și să rezolvi problema. De exemplu, dacă sarcinile se adună în timpul fazei de testare, ar putea ajuta să angajezi un alt QA, să reconstruiești procesele sau să îi oferi mai mult training unui angajat din echipă.
Pentru fiecare coloană este necesar să determini numărul maxim de sarcini. Asta fiindcă Kanban nu e despre multitasking, iar fiecare persoană din flux ar trebui să aibă o limită maximă de sarcini pe care le poate prelua și timp suficient pentru a le duce la bun sfârșit. Așadar, amintește-ți că deadline-urile prea strânse afectează negativ calitatea, iar cele prelungite nejustificat cresc costurile.
Pentru a implementa rapid Kanban într-o echipă, poți recruta un angajat Agile, adică un specialist orientat spre problem-solving, spre comunicarea eficientă, proactivă și colaborativă.
Kanban vs Scrum
Deși atât Kanban, cât și Scrum sunt Agile, există unele diferențe majore între ele.
În primul rând, durata iterațiilor. În timp ce Scrum se concentrează pe planificarea unui “sprint” de proiecte (de obicei o săptămână sau două săptămâni) care nu se schimbă, în Kanban pot fi adăugate sarcini noi în orice moment.
Un sprint este o perioadă scurtă de timp, în care o echipă scrum lucrează pentru a finaliza o anumită sarcină de lucru. Așadar, scopul principal al Kanban este de a rezolva o problemă, în timp ce în Scrum scopul este de a finaliza un sprint.
În al doilea rând, în Scrum, sarcinile sunt estimate în Story points sau în ore pentru a calcula unde va fi echipa după sprint. Kanban, pe de altă parte, calculează doar timpul mediu pentru finalizarea unei sarcini.
În al treilea rând, Scrum este mai potrivit pentru începerea unui proiect, deoarece vă permite să determinați cu mai multă precizie timing-ul și să lucrați îndeaproape cu echipa. În schimb, Kanban este mai eficient pentru a susține un produs deja conturat, pentru că implică mai puțină comunicare în echipă, iar task-urile vin într-o secvență imprevizibilă.
Aplicații pentru Kanban
- Trello este o aplicație simplă și ușor de folosit pentru lucrul individual și în echipă. Puteți atribui sarcini unei persoane, puteți adăuga comentarii și stabili deadline-uri.
- Kanban Flow este o aplicație minimalistă de tip kanban, cu un set puternic de caracteristici: un cronometru Pomodoro, funcția de limitare a numărului de sarcini în coloane și analize.
- Kanban Tool este o altă platformă pentru lucrul în sistemul Kanban. Există clasicul sistem cu notițe colorate, dar și o numărătoare inversă, analize și istoricul modificărilor, plus sincronizarea cu servicii populare precum Slack și stocare în cloud.
La mai bine de 80 de ani de la ideea lui Taiichi Ohno, Kanban a trecut de la tichete și bilețele la aplicații mobile ce pot fi accesate de oriunde, oricând, păstrându-și însă principiile de bază: fluxuri de muncă ce aduc productivitate în echipă, gestionarea eficientă a resurselor materiale și o mai bună calitate a muncii.
Și nu doar pe liniile de producție din industria automotive, ci în toate domeniile în care a încheia un task cu succes este un deziderat. Adică absolut toate, de la A la Z.
