Cum să nu organizezi o apocalipsă | Skillab Business School
Для отслеживания статуса заказа — авторизируйтесь
Введите код, который был выслан на почту Введите код с SMS, который был выслан на номер
Код действителен в течение 5 минут Код с sms действителен в течение 5 минут
Вы уверены, что хотите выйти?
Сеанс завершен
На главную
Blog

Căutare

content

Cum să nu organizezi o apocalipsă

Evenimentele pot fi plănuite până la 90%. Restul e surpriză

cover-min-64885b42e4717888550150.jpg

Mesele sunt aranjate. Oamenii sunt pe poziții. Păsărelele cântă în sincron. Este imaginea evenimentului perfect. Se deschid porțile și aștepți. Aștepți. Deja aștepți prea mult. Nu vine nimeni. Te impacientezi. Afli că invitații au fost blocați pe drum de un grup de activiști anti-combustibili fosili. Încerci să mobilizezi o flotă de mașini electrice, însă descoperi că nu mai ai buget. Un câine latră frenetic lângă tine.

E câinele tău. Te trezești. A fost doar un coșmar. Însă un coșmar care, în viața unui corporate event planner, poate să devină oricând o apocalipsă cu artificii și public. Sau fără public și doar cu ședințe post mortem pentru un eveniment ce a eșuat lamentabil.

Evenimentele corporate cu rezultate și desfășurare apocaliptice sunt o realitate și apar când organizarea lasă locul presupunerilor, iar singura rezervă pentru planul inițial e speranța că, într-un final, va suna alarma și totul se va dovedi un vis urât. De cele mai multe ori nu se întâmplă, iar apogeul furtunii este atins când comunicarea este inexistentă.

Diavolul stă în detalii și se hrănește cu micile neatenții ce pot apărea din lipsa de experiență sau de expertiză: un mail netrimis la timp, o listă de contacte păstrată într-un telefon care a ajuns cu bateria la 3%, ori câțiva colaboratori cu care nu au mai existat discuții în ultima lună, așa că mâncarea și băuturile invitaților se află acum în Galații Bistriței și nu în Galați. 

Cei Trei Arhangheli ai evenimentelor apocaliptice

Coșmarul suprem presupune un eveniment la care participanții nu vin. Problematică este și varianta mai puțin luată în calcul în acest domeniu: cea în care vine mult mai multă lume decât ar fi putut cineva să aproximeze. 

Al doilea arhanghel al apocalipsei evenimentelor este cel al problemelor de securitate. În 2019 organizam un eveniment corporate în Tel Aviv. Înainte cu o săptămână, pe unul dintre drumurile principale din zonă a avut loc un atentat terorist. Evenimentul urma să se desfășoară într-un context de securitate foarte sensibil, cu atât mai mult cu cât participanții erau persoane cu funcții importante în companie, din SUA.

A organiza evenimentul chiar și în acel climat a presupus măsuri de securitate ce au ajuns până la identificarea unor adăposturi în cazul în care ar fi avut loc un nou atac. Asta pentru că siguranța participanților la eveniment este cea mai importantă responsabilitate a unui event planner: oamenii din acel perimetru sunt în mâinile lui.

Mai vin apoi problemele tehnice, care, prin comparație cu primele două, par brusc gestionabile. Ele sunt totuși cel mai adesea prezente în coșmarurile oricărui organizator de evenimente deoarece sunt și cele mai frecvente, însă pentru fiecare dintre ele este nevoie de planuri. 

Alfabetul care te trece prin apocalipsă

De obicei, planul A există. Însă o regulă nescrisă a event plannerilor spune că acest domeniu stă sub semnul Legilor lui Murphy, cu accent pe una dintre acestea: dacă ceva ar putea să meargă prost, acel ceva va merge prost. Prin urmare, undeva, trebuie să existe planurile B și C.

Dacă, de exemplu, la eveniment apare mult mai multă lume decât aproximările inițiale și gestionarea participanților devine foarte dificilă, gestionarea aglomerației este o problemă cuprinsă în planul A: ieșirile trebuie păstrate libere. 

Când acest lucru devine imposibil, se face trecerea la planul B, care presupune aducerea unor echipe de securitate suplimentare. Doar că oamenii sunt supărați, cineva devine brusc recalcitrant, așa că este nevoie de planul C, care funcționează ca un buton de urgență și, de cele mai multe ori, presupune un apel către autorități.

Toate aceste acțiuni au câteva elemente comune: apar când nu te aștepți, te surprind în mijlocul altor lucruri de care te ocupi și au propriul lor ritm de desfășurare. Tocmai de aceea, toate planurile au nevoie de un plan al lor. Un plan de bază care include acces la toate contactele de care event plannerul ar putea avea nevoie, indiferent dacă este vorba despre colaboratori, firma de securitate sau reprezentanți ai autorităților locale. 

Tranzițiile dintre planuri sunt momentele în care se face diferența dintre o criză rezolvată și una care se accentuează cu fiecare minut în care cei responsabili de stingerea incendiului metaforic sau nu caută pe Google numere de telefon și le găsesc doar pe cele de la recepție. 

Cea mai mare greșeală pe care un corporate event planner o poate face într-o situație limită este să scape din vedere faptul că există și alte opțiuni. O jumătate de decalog al event plannerului condamnat la eșec ar cuprinde:

  1. Panica
  2. Incapacitatea de a decide că apăsarea butonului de urgență este necesară
  3. Comunicarea deficitară sau inexistentă. Fără comunicare e mai rău decât cu orice alt tip de comunicare
  4. Încercarea de a rezolva de unul singur problema, fără a face apel la celelalte echipe implicate în eveniment
  5. O agendă personală care este mult prea compactă și în care orice mică întârziere dă totul peste cap

Banii vorbesc la evenimente

Pentru evenimente, e nevoie de bani. Nu este nevoie de un specialist pentru a înțelege acest lucru, însă “câți bani?” și “cum trebuie gestionați?” sunt de fapt întrebările ce trebuie să își găsească răspunsul corect așa încât planul inițial să se încheie cu un succes și nu cu un dezastru. Totuși, problemele de buget sunt foarte dese. Este oricum destul de rar ca un buget stabilit inițial să fie și cel final, iar erorile au legătură cu planificarea deficitară pe care organizatorul o face.

Construcția unui buget pentru eveniment se face în funcție de anumite cotații, însă asupra bugetului se revine constant, cel puțin o dată pe săptămână, pentru a putea sesiza eventuale zone în care au existat depășiri. Tocmai de aceea, pentru orice eveniment este nevoie de un buget-tampon, care, în mod ideal, reprezintă 15% din bugetul total. 

Chiar și cu toți banii din lume, evenimentul poate avea de suferit din cauza unei relații deficitare cu subcontractorii, unde “deficitar” poate însemna orice: firma care asigură scaunele aduce mai puține decât ar fi trebuit, firma de catering livrează mâncare vegetariană cu carne, iar furnizorul de gheață a avut o problemă tehnică, așa că a livrat apă caldă.

Devin astfel cu atât mai importante recomandările pe care și le pot face event plannerii și comunicarea din interiorul acestei comunități. În mod ideal, toți profesioniștii din acest domeniu sunt uniți de dorința de a oferi clienților experiențe de neuitat. Asta înseamnă, printre altele, că un colaborator bun pentru un organizator de evenimente poate fi bun și pentru alții.

Zonele fierbinți ale unui eveniment

În fotbal se spune că “jocul greșeala așteaptă”. În aceeași logică, într-un eveniment sunt anumite zone în care lucrurile pot merge prost mai des decât în altele. Organizarea poate atinge 90%, dar zece procente sunt rezervate surprizelor care apar în mod natural. Însă nu este neapărat ca aceste surprize să fie neplăcute. Și chiar dacă sunt, ele ar trebui să fie gestionabile, nu fatale, în măsura în care “zonele fierbinți” se află în vizorul organizatorului.

Zona de înregistrare este foarte importantă pentru că acolo oamenii sunt agitați. Vor să intre cât mai repede fără a aștepta prea mult. În plus, este locul din care trebuie colectate multe date ce vor fi utile altor echipe, or acest lucru devine imposibil dacă înregistrarea nu este făcută în mod organizat, cu responsabili și voluntari.

Garderoba ar trebuie să fie înainte de recepție, așa încât participanții să nu stea îmbrăcați în intervalul de timp în care se înregistrează. Acest lucru creează agitație, oamenii vor fi mai grăbiți, iar riscul de aglomerare crește.

Traseele și zonele în care accesul este sau nu permis au nevoie de delimitări clare, ce pot fi înțelese rapid și simplu. Participanții nu trebuie să ajungă în spațiile dedicate speakerilor, speakerii nu trebuie să se piardă pe holurile clădirii, iar bucătăria nu ar trebui transformată într-o zonă de tranzit. 

Indicatoarele și informațiile sunt esențiale și scutesc event plannerul de numeroasele momente în care participanții vor să afle unde este baia, când vine mâncarea și dacă în incintă se poate fuma sau nu. 

Recomandat de citit:

preview-647f19e465ed9411820428.png

O să vină cineva la eveniment sau voi fi singur?

Citește

Caut event planner. Cum arată?

Pentru situațiile în care participantul nu mai poate fi ghidat și procentele de surpriză devin începutul unui coșmar, mai rămâne doar comunicarea. Cea mai nocivă formă de comunicare este cea care nu există și care așteaptă ca trecerea timpului să rezolve problema. 

Doar că o problemă neașteptată care nu mai permite parcarea mașinilor în zona evenimentului nu este un simplu sughiț, deci nu va trece de la sine. Ea trebuie comunicată. 

De aceea, event plannerul este și supereroul companiei în vremuri de criză. Este cineva care rezolvă probleme înainte ca oricine altcineva să afle că ele există. Este specializat în predicții pe date care se schimbă mereu. Este capabil să discute și să lucreze cu oameni de la niveluri diferite și de pe poziții diferite. Este capabil să gestioneze echipele, dar nu într-un mod deranjant, pentru că știe să coordoneze oamenii cu care lucrează. Este mereu în alertă, dar nu stresat.

Este încălțat cu pantofi comozi și poartă haine lejere. Obligatoriu a mâncat înainte de eveniment și știe că este important să se hidrateze. Este constant conectat cu oamenii de la eveniment fără a fi obositor, dar totuși capabil să înțeleagă problemele și să le rezolve din mers.

Nu în ultimul rând, un event planner care crede în evenimente transformate în apocalipsă - dar nu vrea să le aibă și în CV - este și primul participant de la evenimentul pe care l-a organizat. Tocmai de aceea, un event planner, înainte de fiecare eveniment la care lucrează, se pune în pantofii participantului și testează experiența acestuia începând chiar cu intrarea. Trece peste tot și este atent la orice îi sare în ochi. 

Dacă este ceva neplăcut și deranjant, acel lucru încă mai poate fi reparat. Dacă ceva iese în evidență, acel element merită pus în valoare.

Oana Lăpușneanu, lector al cursului Corporate Event Planner este Global Event Manager în cadrul Oracle, cu 22 de ani de experiență în organizarea evenimentelor de top pentru clienți și parteneri. În 2020 a condus cea mai mare campanie de brand awareness pentru o divizie din cadrul IBM și, de-a lungul timpului, a planificat strategii de evenimente în Europa, Orientul Mijlociu și Africa.

Abonează-te la newsletter-ul nostru

Informații cu cele mai bune materiale din timpul săptămânii. Abonează-te pentru a fi la curent!
Vă mulțumim pentru abonare!