Ideea de a-și schimba actualul manager de proiect cu un soft de inteligență artificială le surâde multora. Un studiu Oracle realizat în 10 țări în anul 2019 arată că 82% dintre angajați cred că un robot s-ar descurca mai bine decât managerul lor. Le-ar face mai bine programul, i-ar coordona mai bine și le-ar rezolva mai rapid problemele de zi cu zi.
Dar nu i-ar inspira. Nu i-ar motiva să lucreze peste program înaintea unui deadline. Cel mai probabil nu i-ar înțelege în acea zi de luni în care, după un teambuilding excelent în weekend, nimeni nu are energie. Și chiar mai puține șanse ca robotul să pregătească o șampanie pentru ziua în care, într-un final, proiectul la care toată echipa lucrează de mai bine de un an este lansat cu succes.
Dacă reacția ta este “dar sunt și manageri de proiect umani care nu reușesc să facă aceste lucruri”, ai dreptate. Deoarece inteligența emoțională în managementul proiectului este acea abilitate care îi diferențiază pe managerii foarte buni de roboți. Indiferent dacă au inteligență umană sau inteligență artificială.
Vladimir Daia, Head of Project Portfolio Governance la BCR și lector al cursului Skillab “Project Manager”, spune că proiectele în care oamenii își doresc cu adevărat să se implice și în care dau randament sunt cele în care există inteligență emoțională. “Altfel ai lucra cu un computer”, spune el.
Până la întrebarea “pot computerele să învețe inteligența emoțională?”, mai important pentru managerii de proiect este să deprindă ei această abilitate. Este nevoie de timp, greșeli constructive, atenție la oameni și nevoile lor, plus relații solide, bazate pe încredere și “călite” în luptele zilnice din lumea business-ului.
Inteligența de “a o lua personal”
O definiție a inteligenței emoționale, aplicabilă în munca unui project manager, spune că ea îi permite să înțeleagă, să identifice și să gestioneze energia acumulată de-a lungul zilei de către el și de către cei cu care lucrează.
Vladimir Daia explică faptul că existența sau absența inteligenței emoționale în setul de abilități al unui manager de proiect are impact asupra motivației echipei și va fi un element decisiv în succesul sau eșecul unui proiect. Asta și pentru că “e doar muncă, nu o lua personal” funcționează cel mult în cărți.
“E normal să o iei personal și e normal să manifești emoții. Mai important e să folosești acea emoție pentru a da un răspuns constructiv. Tocmai de-asta inteligența emoțională în proiecte presupune să înțelegi emoțiile pe care ceilalți le au față de ceea ce au de făcut și față de presiunea care este exercitată asupra lor”.
Emoțiile sunt necesare pentru a avea un proiect de succes. Pasiunea față de concept este cea care îi face pe oameni să vină și a doua zi la muncă. Dezamăgirea unei nereușite poate alimenta dorința de a învăța și de a o lua de la capăt. Dar în toată această mare de trăiri, este nevoie de un manager de proiecte capabil să manifeste inteligență emoțională și să gestioneze situații precum conflictele.
Un “arbitru” al conflictelor
Conflictele nu trebuie evitate cu orice preț și, în anumite condiții, se pot dovedi esențiale în viața unei organizații, însă acest lucru nu apare de la sine sau din noroc, ci dintr-o abordare care arată inteligență emoțională.
“Pentru a gestiona conflictele trebuie să îi cunoști pe oamenii cu care lucrezi. Ajungi să îi cunoști lucrând cot la cot cu ei, așa încât să vadă că ești alături de ei. Odată ce te integrezi în colectiv îți va fi mult mai ușor”, mai spune Vladimir Daia.
Un studiu publicat de International Journal of Conflict Management arată că managerii “echipați” cu inteligență emoțională au obținut rezultate mai bune în rezolvarea constructivă a conflictelor, iar Vladimir Daia confirmă faptul că a manifesta empatie și echitate poate detensiona situațiile limită.
“Trebuie să înțelegi ce pârghii ai în discuțiile cu echipa și ce poți face pentru ca discuția să fie din nou constructivă. Dacă răspunzi la emoție cu emoție, știm cu toții ce se întâmplă mai departe.”
Stresul - dușmanul deloc tăcut
Un manager de proiect care poate gestiona conflicte manifestând inteligență emoțională devine extrem de util atunci când echipa este copleșită de stresul provocat de un deadline ce bate la ușă. Un studiu CareerCast din 2016 arată că 20% dintre angajați identifică termenele de predare ale proiectului ca principala sursă de stres la locul de muncă.
“Perioadele stresante și aglomerate sunt imposibil de evitat. Nu vei fi niciodată în control complet. Ca project manager, atunci când faci planificarea, încerci să pui lucrurile în mișcare așa încât să eviți perioade prea aglomerate, dar planul de acasă se poate schimba atunci când începi să lucrezi”, atrage atenția Vladimir Daia.
Evident, o reacție previzibilă a unui project manager într-o astfel de situație este clasicul “nu mai fiți stresați”. Funcționează? Aproape niciodată. Și oricum, nu la fel de bine precum interacțiunile autentice, menite să sudeze echipa și să îi ajute pe cei stresați să vadă luminița de la capătul proiectului.
“Poți organiza un eveniment de echipă după o perioadă de stres. Poate fi o cină sau ceva care să îi ajute să se deconecteze, dar totuși să interacționeze, în așa fel încât să se cunoască și într-un alt context”.
Inteligența emoțională în eșecuri
Mai stresant decât perspectiva eșecului într-un proiect este doar eșecul în sine. În astfel de situații, o abordare constructivă din partea unui project manager va face diferența dintre un eșec doar contabilizat și un eșec în care lecțiile necesare au fost identificate și predate.
“Ca manager de proiecte, am învățat să nu fug de discuțiile despre eșec, ci să vorbesc despre situație, să mă străduiesc să scot din ea lucrurile bune și pe cele mai puțin bune. Unii reacționează bine și alții nu. Uneori este utilă o discuție de grup, dar în alte cazuri este mai benefic să existe discuții individuale”, este sfatul lui Vladimir Daia.
Eșecul și gestionarea lui depind de situație, însă există o constantă: nu este înțelept să aplici același tratament fiecărui membru al echipei.
“Dacă știi că ai în echipă oameni care trebuie motivați și cărora trebuie să le aprinzi un foc sub tălpi, fă asta. Ajută să insiști puțin în cazul lor, să evidențiezi unde a fost greșeala în măsura în care știi că acei oameni reacționează pozitiv. Dacă oamenii nu reacționează bine la critică, trebuie să te concentrezi pe lucrurile pozitive ce pot fi extrase din situație”.
În unele situații, ai putea da peste oameni care nici măcar nu au o definiție a eșecului pentru că nu s-au mai întâlnit cu el. Iar a înțelege acest lucru este un alt indicator de inteligență emoțională.
“Din eșec ai mai multe de învățat decât din succes, care pe termen scurt și dacă ești la început de drum, îți poate deforma percepția asupra realității și poate construi oameni care nu mai pot reacționa corect la primul eșec. Or asta e inevitabil în business”, avertizează Vladimir Daia.
În ce se măsoară inteligența emoțională
Cine va reuși să construiască mai repede o școală aflată la intersecția teritorială a trei comunități distincte ca limbă, tradiții și cultură: un inginer foarte priceput sau un inginer priceput și capabil în același timp să mobilizeze mai mulți oameni diferiți pentru un scop comun?
“Pentru a fi un project manager de top, îți e mult mai utilă inteligența emoțională, pentru că te ajută să te integrezi în organizație și în domeniu. Multe abilități tehnice pot fi deprinse într-un training, în timp ce inteligența emoțională se construiește într-un timp lung, cu multe iterații și situații complexe în care te călești”.
Cu greu poate fi măsurat în cifre impactul pe care îl are inteligența emoțională manifestată de-a lungul unui proiect. Dar un indicator există: retenția angajaților și colaboratorilor.
O cercetare Gallup arată că doar 15% dintre angajați sunt cu adevărat implicați în proiectele lor. Cei puțini care se implică au ceva în comun: percep o conexiune reală atât cu proiectul, cât mai ales cu liderii din organizație.
“Poți observa sentimentul pe care îl lași oamenilor cu care interacționezi. Știi că ai acționat corect în momentul în care oamenii mai vor să lucreze cu tine și în alte proiecte. Asta înseamnă că ai făcut ceva bine, că ei au apreciat anumite lucruri la tine. E dovada că ai făcut mai mult decât fișa postului. Că ai făcut acele lucruri ce pot fi obținute doar atunci când ai manifestat inteligență emoțională în relația cu echipa”.
A acționa manifestând inteligență emoțională este printre altele și una dintre cheile către succes ca project manager. Pe de altă parte, a neglija această latură se poate transforma într-o frână profesională.
“Poți fi o persoană foarte inteligentă, dar căreia îi lipsește empatia și nu vei putea maximiza inteligența respectivă. Poți gestiona cu un instrument emoțiile și îngrijorările pe care oamenii le au? Nu. Poți însă să folosești inteligența emoțională pentru a înțelege prin ce trece acea persoană și ce i se întâmplă, pentru că aici este vorba despre empatie”, explică Vladimir Daia.
Altfel, vei vedea într-un calendar un deadline depășit și îi vei spune acelei persoane că a rămas în urmă. Adică exact ce ar putea face oricând Slack printr-o notificare. Sau un manager de proiect care nu a înțeles la timp că trebuie să își dezvolte inteligența emoțională.
