Ca să fii un manager bun, în primul rând trebuie să știi cum să interacționezi cu echipele pe care le coordonezi, cum să vorbești în fața unui public care îți ascultă prezentările și ce greșeli trebuie să eviți în ședințele în care propui proiecte noi și eventual ceri un buget pentru ele.
Alexandru Anișoianu, fondatorul Think Backwards și lectorul cursului Skillab "Public Speaking for Business", spune că vorbitul în public e 1% talent și restul muncă. Când ne uităm la standup-urile comedianților, de pildă, avem tendința să ne gândim că reușesc să stârnească hohote de râs doar pentru că sunt talentați. Unii chiar sunt, dar diferențele depind de orele pe care le petrec exersând.
“Cel mai important lucru care susține o prezentare, care te ajuta să depășești emoțiile și te face să te simți confortabil este timpul de pregătire. Nu poți face prezentări spontane bune.
Oamenii care sunt buni nativ la public speaking nu fac prezentări grozave, ci de nota șapte, pentru că nu își bat prea mult capul și, de multe ori, se culcă pe o ureche. Cei care nu au nativ acest dar sau sunt mai introverți ajung să fie speakeri grozavi pentru că își fac temele conștiincios și se pregătesc pentru a-și compensa slăbiciunile”, subliniază Alexandru.
Iar pregătirea începe cu o bună documentarea a subiectului despre care vrei să vorbești, a nevoilor audienței tale și greșelilor comune în public speaking despre care e bine să afli înainte să le înveți pe cont propriu.
Zero interacțiune. Oamenii au tendința să umple timpul alocat prezentării sau discursului lor doar cu ce au ei de spus și uită să lase loc pentru interacțiune și întrebări. Interacțiunea trebuie să o faci deliberat, să îți planifici timp pentru ea și să te gândești din etapa de pregătire a prezentării care sunt punctele de interacțiune cu publicul.
“Între sesiunea de întrebări de la final și întrebările pe care le primești pe parcursul prezentării recomand a doua strategie. Nu cred că există un indicator de interes pentru ceea ce spui sau faci pe scenă mai mare decât atunci când oamenii vor să pună întrebări. Dacă nu faci asta, ești perceput ca un speaker care spune o poezie.
Așteptarea ca interacțiunea cu publicul să se întâmple de la sine este nerealistă, pentru că tu ești cel care conduce prezentarea, transmite mesajele și urmărește un rezultat. Deci, firesc este să cauți și în întrebările publicului ancore pentru ceea ce dorești să obții”, spune Alexandru Anișoianu.
Startul ratat. O greșeală a începătorilor, dar care este și un miraj pentru cei experimentați, este să înceapă prezentarea cu detalii irelevante despre ei înșiși. Începând cu asta, pierzi nu doar interesul publicului, ci și vârful de audiență.
„Primele 2 minute sunt cele mai bune momente în care poți capta audiența, atunci când gradul de atenție și de interes este cel mai mare. În momentul în care începi să te prezinți sau intri direct într-o prezentare plată ori greu de urmărit, ai pierdut audiența. Nu irosi curiozitatea de început a audienței!”.
Slide-urile. În prezentările din mediul de business cea mai frecventă greșeală este că speakerul încarcă prezentările cu slide-uri care conțin mult text și cifre. Doar pentru că unele slide-uri ajung să arate bine, structurat și cu informație completă nu înseamnă că sunt și utile prezentării.
În plus, mulți confundă slide-ul de ecran cu slide-ul de prezentare și ajung să folosească în fața unei audiențe numeroase o prezentare pe care doar departamentul financiar ar putea să o înțeleagă.
„Dacă un slide este partea centrală a prezentării, mai bine îl trimiți pe mail, oricât de bine arată și oricât de mult ai muncit la el. Dar, dacă slide-ul este punctul central de interes, înseamnă că tu, speaker-ul, ești în plus acolo.
Când pui un text în fața ochilor, creierul îl va citit automat, pentru că alocă ochilor 65% din capacitatea intelectuală disponibilă. Însă, cât timp citește, publicul nu te mai poate asculta și va auzi cel mult frânturi din ceea ce spui.
Așadar, suportul vizual trebuie să îți susțină mesajul, nu să țină loc de discurs. Sfatul meu este ca întâi să îți construiești prezentarea și abia după aceea să-i adaugi un suport vizual”, spune Alexandru.
Cele mai potrivite în prezentările care atrag atenția sunt metaforele și analogiile vizuale. Fotografiile și videourile scurte pot provoca suficientă emoție încât audiența să te urmărească până la final. Și asta pentru că emoțiile vin din sistemul limbic al creierului, care nu este capabil de limbaj și, implicit, nu poate raționa. De aceea, poți stârni emoție printr-o imagine mult mai rapid decât printr-un text.
“Ăăă” în loc de pauză. Teama de liniște este o problemă în plus pentru cei care cred că o prezentare nu are voie să conțină astfel de momente. De aceea, cei mai mulți umplu tăcerea cu cuvinte, iar când acestea se epuizează, publicul aude din ce în ce mai des “ăăă”.
„Sistemul de învățământ românesc este tranzacțional, bazat pe întrebare-răspuns. Am fost învățați să credem că de fiecare dată când taci sau nu ai un răspuns, există consecințe negative.
Eu le propun cursanților mei un exercițiu numit “discursul în cinci cuvinte”. Poate fi jucat de mai mulți, iar fiecare trebuie să improvizeze o poveste folosind propoziții cu maximum cinci cuvinte.
De câte ori se aud ăăă-uri sau este pronunțat al șaselea cuvânt, audiența te penalizează. Exercițiul te forțează să te exprimi concis, oamenii devin atenți la ceea ce spun și nu mai simt nevoia să umple tăcerea”, spune Alexandru.
Panică la prima greșeală. Când uiți un detaliu într-o prezentare, nu atrage atenția asupra acestui lucru pentru că nimeni nu știe că ai uitat ceva. Oamenii au tendința să își creeze în minte scenarii despre cum sunt percepuți. Consecințele acestor scenarii sunt că, atunci când speakerul omite să bifeze un punct din structura prezentării, intră în panică și are impresia că toți cei din public au observat asta.
De aici până la senzația de a intra sub masă de rușine mai este doar un pas, iar prezentarea poate fi compromisă definitiv. „Când dai atenție imperfecțiunilor, le faci să fie mai mari decât sunt. Japonezii au un concept: de a găsi pacea în imperfecțiune, de a-ți da voie să greșești”, adaugă Alexandru.
Încrederea excesivă. La extrema cealaltă sunt cei care încearcă să se ridice pe un soclu, își construiesc o aură de legendă vie în spatele căreia stă CV-ul unui om talentat și multi-premiat. „De fapt, dacă îi întrebi pe oameni ce apreciază la un speaker, vor menționa naturalețea și calmul. Ca să fiu un speaker bun, trebuie să îmi imaginez că sunt într-o conversație cu un prieten, atunci când mă port calm, cald și linistit.”
Învățarea mecanică. Încercarea de a învăța pe de rost prezentarea este o greșeală comună în public speaking, dar periculoasă. Uitarea unei propoziții sau inversarea unor paragrafe poate transforma prezentarea într-un fiasco.
„Eu le recomand oamenilor ca, în cazul în care memorează ceva din prezentare, să fie doar introducerea. În rest, să știe ideile principale și să construiască în jurul lor. Primele două minute sunt rezervate poveștii pe care o construiești și emoțiilor pe care îți propui să le stârnești în public. Prin asta, iei publicul de partea ta și îl convingi să te asculte până la final.
În neuroștiință există ipoteza că în 0,8 secunde de când vedem o persoană, îi rezervăm deja un loc în una dintre categoriile: prieten / dușman / indiferent. De fiecare dată în prezentarea mea trebuie să mă asigur că stârnesc o reacție. E preferabil să rămân memorabil speriindu-te decât să-ți fiu indiferent”, adaugă Alexandru.
Public speaking în funcție de audiență
Dacă greșelile posibile sunt numeroase, vorbitul în public are totuși și câteva principii universale care pot servi drept linie de ghidaj în construirea unei prezentări în fața echipei sau a unui discurs cu zeci, sute de privitori:
- Interacționează cu audiența, chiar dacă o faci diferit pentru o sală cu 100 de oameni sau pentru un grup de cinci persoane. Avantajul grupurilor mici este că poți avea o conversație deschisă. Pentru grupuri numeroase, stabilește-ți puncte de interacțiune și acceptă întrebările.
- Privește-i pe oameni în ochi. Când sunt puțini cei care te ascultă poți crea un coridor de intimitate și interacțiune cu fiecare dintre ei. Una din tehnici este să faci și câțiva pași către persoana cu care vorbești. Când ai în față zeci de oameni care te ascultă poți crea percepția că îl privești pe fiecare în parte. Când faci prezentări online, privește camera video, nu ecranul. Dacă nu mereu, măcar la anumite intervale de timp.
- Folosește modulațiile vocii, altfel vei deveni plictisitor. Nu uita că vocea ta se aude diferit din fața laptopului, într-o sală cu microfon sau una fără microfon.
- Gesticulează cu semnificație. Când faci gesturi simetrice (ambele mâini descriu aceleași mișcări), generezi credibilitate. Când gesturile sunt asimetrice, transmiți dinamism. Gesturile tale pot fi deictice (când arăt cu degetul - preferabil nu către oameni), cantitative, pictografice (când creez o imagine cu mâinile), kinetografice (când creez o imagine folosind tot corpul).
- Audiența te vede rasturnat: stânga ta este dreapta lor. În România se citește de la stânga la dreapta. Dacă vrei să povestești cum a avut loc o evoluție, tendința este să arăți din stânga jos spre dreapta sus. De aceea, trebuie să arăți invers decât îți vine în mod natural să faci.
- Studiază nevoile audienței și gândește-te dacă oamenii din public sunt pentru prima și ultima dată în fața ta sau este o audiență recurentă. În fața unei audiențe recurente îți poți face temele mai bine și poți analiza ce a funcționat în trecut. Dacă ai o audiență pentru prima dată, vei apela la punctele de validare.
- Prezumpția că oamenii sunt în fața ta pentru că vor să te asculte poate fi eronată.
În final, indiferent de subiectul prezentării și indiferent dacă vrem sau nu, emoțiile guvernează toate deciziile pe care le luam. Nu e un motiv de a nu mai trece frazele discursului prin filtrul rațiunii, dar poate servi drept imbold de a îmbrăca adevărurile brute în sensurile mai profunde ale lucrurilor despre care vorbești.
Alexandru Aninoșanu, lectorul cursului Skillab "Public Speaking", este Senior Trainer cu peste 10 ani de experiență în Public Speaking și a susținut sesiuni de training de dezvoltare profesională și personală pentru aproximativ 2000 de oameni. A fondat compania Think Backwards, axată pe workshop-uri practice, iar în trecut a ocupat pozițiile de Learning and Culture Manager în cadrul Coca-Cola HBC și Learning and Development Specialist în cadrul Microsoft.
