Un kick–off meeting este o ședință inițială care are loc înainte de a începe un proiect. Aceste întâlniri ajută la prezentarea membrilor echipei și stabilirea obiectivelor. În plus, asigură transparența colaborării.
Am tradus sfaturile portalului francez Manager GO cu privire la organizarea unui kick–off meeting. Inspiră–te din următoarele sugestii pentru a ne asigura că întâlnirea ta se va desfășura corect și că obiectivele îți vor fi împlinite.
Este important să organizezi o întâlnire de kick–off pentru a:
- prezenta participanții la proiect și evalua echilibrul puterilor în echipă;
- discuta principalele probleme ale proiectului;
- te asigura că toată lumea înțelege obiectivele proiectului și rolul fiecărui membru al echipei;
- oferi colegilor o sursă suplimentară de motivație și inspirație înainte de lansarea proiectului;
- stabili regulile de lucru.
Ca orice altă întâlnire, un kick–off meeting trebuie gândit și planificat cu atenție. Elaborează un plan și trimite–l celorlalți colegi pentru ca și ceilalți să–și poată pregăti întrebări și sugestii.
Simplitatea și eficiența sunt caracteristicile cheie ale unei astfel de întâlniri. Scopul nu este de a copleși participanții cu fluxul de informații, numere și date despre proiect. Dimpotrivă, un kick–off meeting se desfășoară pentru a facilita înțelegerea proceselor de lucru.
Folosește software de ultimă generație. Fii inovator!
În primul rând, ia în calcul tehnologii care îți permit să reunești toți membrii echipei, chiar dacă se află în locuri diferite. Cu cât sunt mai mulți angajați care înțeleg bine obiectivele proiectului, cu atât eficacitatea echipei va fi mai mare.
Dacă nu–i poți aduna pe toți, invită specialiști cheie: cei care vor conduce echipele de proiect. Fiecare departament (marketing, IT, finanțe) trebuie să aibă cel puțin un reprezentant.
De asemenea, utilizează interactivitatea! Folosește un scurt videoclip, sau o prezentare despre proiect și echipă. Dar nu într-o sută de slide–uri de dimensiuni mici!
Pot fi organizate mai multe întâlniri: interne și împreună cu clientul. În mod ideal, întâlnirea ar trebui să dureze o oră. Dacă durează mai mult, atenția se pierde. Iată cum arată un program optim pentru un kick–off meeting:
#1. Prezentările
Prezintă–te și roagă participanții să facă același lucru. Acest pas este important, mai ales atunci când colegii nu se cunosc între ei.
Despre ce poți să vorbești? Oferă informații de bază precum prenumele, numele și funcția pe care o deții în companie. Rolul fiecăruia în proiect va fi clarificat ulterior.
#2. Agenda întâlnirii
Uneori, acest pas este neglijat, participanții considerându–l o formalitate inutilă. De fapt, va fi mai ușor pentru toată lumea dacă decideți de la început în ce ordine veți discuta despre proiect, când veți pune întrebări și așa mai departe. Întâlnirile de acest tip nu sunt un monolog. Toată echipa trebuie să fie implicată.
#3. Esența proiectului și obiectivele echipei
Este important ca angajații să înțeleagă de ce vor face un anumit lucru. Asigură–te că răspunzi la întrebarea: „Ce probleme rezolvă proiectul?”
Nu uita că întâlnirea reunește experți din diferite domenii. Indică obiectivele generale și, dacă este cazul, împarte–le pe arii. Descrie clar rezultatele pe care le aștepți.
#4. Descrierea etapelor proiectului
Împarte proiectul în etape, specificând rezultatul fiecăreia (macheta, documentația etc.) și termenul limită. Acest pas va asigura că nu ai ratat nimic. Unele procese pot rula în paralel: astfel, vei evita situația în care angajatul așteaptă sfârșitul procesului anterior și evită să lucreze, pierzând mult timp.
Dacă utilizezi un program special pentru managementul proiectelor (Trello, Redmine, Jira etc.), informează–i pe colegi despre acest fapt de la început.
#5. Rolurile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei
Unul dintre obiectivele principale ale ședinței inițiale este de a explica în detaliu cine, ce face, în ce grupuri sunt angajații și cum lucrează între ei—de exemplu, doi designeri și un manager care apoi prezintă un aspect spre aprobare analistului și managerului de proiect.
Asigură–te că faci o listă cu datele de contact ale fiecărui participant. Specifică modul în care veți comunica. De multe ori, managerii de proiect nu sunt împotriva comunicării pe Facebook prin conturi personale. Pentru unii, însă, este important să ai acces constant la corespondență oficială, precum email–ul companiei.
#6. Monitorizarea proiectului
Autorii Manager GO recomandă informarea în mod regulat despre progresul proiectului—o dată pe săptămână, de exemplu—și întotdeauna în scris. Pentru a simplifica raportul, poți folosi culori: de exemplu, verde = OK, portocaliu = există întrebări pentru discuții, roșu = termenul este încălcat, sau este necesar să se revizuiască ordinea de lucru a proiectului).
Un astfel de document poate conține următoarele aspecte:
- starea de execuție a proiectului în procente (%),
- respectarea programului de lucru,
- starea conformității bugetului,
- starea de satisfacție în echipă,
- un rezumat a ceea ce s–a făcut și a rezultatelor obținute,
- probleme nerezolvate,
- riscuri: ce ar putea merge prost, în opinia unui specialist.
Nu întocmi rapoarte birocratice. Selectează numai informațiile relevante pentru proiect. Pregătește un template minimalist, care conține secțiunile de bază și e ușor de editat. Îl poți folosi săptămânal la pregătirea brief-urilor.
#7. Evaluarea performanței
La ședința inițială, stabilește cum vei evalua munca realizată. Cât de mult se va pune accent pe respectarea termenelor limită? Dar a bugetului? Cât de repede trebuie să se coordoneze echipa? Se va aprecia folosirea de noi metode sau tehnologii?
#8. Programarea următoarelor întâlniri
Planificarea unui program pentru următoarea întâlnire va reaminti angajaților termenele limită și obiectivele pe care trebuie să le îndeplinească. Ține-i la curent și pe clienții/sponsorii pentru care echipa realizează proiectul și contractorii implicați.
Dacă aceștia lucrează la rândul lor la același proiect cu propria echipă, determină cine va lua ce decizii. Nu în ultimul rând, discută despre cum vei interacționa și cine este responsabil pentru comunicare.
Abonează–te la newsletter completând caseta de mai jos și învață să pregătești ședințe mai eficiente! În plus, vei primi automat în inbox ultimele noutăți legate de cursurile noastre, alături de o mulțime de alte resurse care să te ajute în dezvoltarea profesională.
