Blog

Căutare

Kanban: principii de bază și beneficii

Descoperă cum poți să implementezi flexibil metodologia în echipa ta pentru a optimiza rezultatele proiectelor voastre.

c-6156e323e26f1195489990.png

Metodologia Kanban a intrat în domeniul afacerilor datorită transparenței și eficienței sale. În acest articol vei afla de ce este atât de populară și cum să organizezi un flux de lucru pe o tablă kanban.

Ce este Kanban?

Kanban este o metodă modernă de management care ajută la eficientizarea proceselor și care evită supraîncărcarea echipei. Sarcinile neterminate nu rămân inactive, în schimb se mișcă într–un flux de–a lungul lanțului de producție sau pe roadmap–ul procesului vizat.

Învățăm din greșeli: cum a apărut Kanban

Metoda Kanban a fost inventată la uzina Toyota. Conform schemei clasice de producție, piesele erau realizate în ateliere diferite. Astfel, între producția, de exemplu, caroseriei și cea a parbrizului unei mașini de același model, puteau trece câteva luni. Mai mult decât atât, dacă un anumit lot se dovedea a fi defect, totul trebuia refăcut.

Taiichi Ohno—managerul atelierului de mașini și ulterior vicepreședintele companiei—a decis să facă procesele mai transparente pentru a optimiza producția și a reduce pierderile.

El a dezvoltat sistemul kanban, metoda just–in–time și sistemul de producție de tip lean. Pentru a comunica angajaților problemele uzinei, Taiichi Ohno a format modelul Seven Wastes, în care a descris principalele probleme ale uzinei:

  • Supraproducția 
  • Stocurile în exces
  • Mișcarea (fie a persoanelor, fie a mașinăriilor)
  • Defectele 
  • Supra–procesarea
  • Așteptarea
  • Transportul

Toyota a introdus un sistem de carduri, cu informații pentru producție și logistică, numit „Kanban.” Astfel, au reușit să producă piese în cantitatea potrivită, nu să le transporte dintr–un loc în altul, și să economisească bani pe materiale și depozitare.

Deși sistemul a apărut pentru prima dată în producție, a devenit popular în domeniile achizițiilor, resurselor umane, marketingului, asistenței pentru clienți, IT, construcțiilor și multe altele.

Patru principii de bază ale metodei Kanban

#1. Începe de la ceea ce ai acum

Metodologia nu necesită o schimbare simultană a structurii companiei și a rolurilor angajaților. Dimpotrivă, trebuie să implementezi modificări simple într–un sistem existent.

#2. Realizează schimbarea pe etape, permanent și progresiv

Cu alte cuvinte, fă pași mici către un obiectiv mare. La prima vedere, poate părea că schimbările globale vor aduce mai multe beneficii și profituri. Dar, trebuie să înțelegi că acestea prezintă și riscuri uriașe. Îndeplinirea treptată a obiectivelor este o abordare mai flexibilă și mai sigură.

#3. Respectă procesele și rolurile fluxului

Păstrează ceea ce funcționează bine. Acest aspect se aplică și relațiilor, pozițiilor și proceselor. Interacțiunea cu oamenii va ajuta la obținerea de sprijin pentru schimbare, iar procesele stabilite, la îmbunătățirea celor instabile.

#4. Menține leadership–ul la toate nivelurile

Nu doar conducerea trebuie sa adopte poziția de lider și să propună schimbări—ci și angajații, la toate nivelurile.

De ce este importantă vizualizarea?

Kanban implică în primul rând vizualizare, pentru care se utilizează o tablă și un set de carduri colorate. O culoare marchează un executor sau un proces. Toți membrii echipei pot verifica starea oricărei sarcini în orice moment.

Aceste plăci pot fi utilizate atât pentru gestionarea personală a timpului, cât și pentru planificarea proiectelor. Cea mai simplă tablă Kanban are trei coloane: "De făcut", "În curs de realizare" și "Terminat." Fiecare proiect este împărțit în etape diferite: câte etape, atâtea coloane în tabloul Kanban.

Cum să obții starea de flux într–o echipă

Toate procesele proiectului sunt afișate pe tabloul Kanban, care face zonele cu probleme ușor de analizat și identificat din timp. Sarcina principală este de a asigura fluxul de sarcini de la o coloană la alta; adică de a crea un flux.

Datorită fluxului:

  • calitatea produsului se îmbunătățește,
  • se economisesc timp și resurse,
  • costul produsului se reduce,
  • productivitatea crește.

Poți asigura un flux continuu programând volumul de muncă al angajaților. Odată ce echipa lucrează în funcție de tabloul kanban, planificarea devine exactă, iar sarcina este finalizată la timp.

Beneficiile Kanban

  • Vizibilitatea erorilor
  • Transparența 
  • Identificarea zonelor cu probleme
  • Planificarea flexibilă

Limitările Kanban

  • Dacă echipa are mai mult de 5 persoane, eficiența metodei scade
  • Planificarea pe termen lung nu este posibilă

Ce trebuie să faci când fluxul s–a oprit

Când pe board task, într–una din coloane, sarcinile încep să se acumuleze, fenomenul se numește „blocaj.” Asta înseamnă că randamentul este prea slab.

Ca echipă, trebuie să găsiți cauza și să o remediați. De exemplu, dacă sarcinile se acumulează în timpul fazei de testare, ar trebui angajat un alt QA, reconstruite procesele sau îmbunătățite competențele angajatului actual. Pentru fiecare coloană, determinați numărul maxim de sarcini.

Metoda kanban nu implică neapărat multitasking. Fiecare executor trebuie să aibă o limită a sarcinilor și a timpului alocat pentru a le îndeplini. Reține că termenele prea strânse afectează negativ calitatea, iar cele prea întinse, costul și viteza finalizării proiectului. 

Kanban vs. Scrum

Deși atât Kanban cât și Scrum se raportează la Agile, există unele diferențe majore între ele.

În primul rând, lungimea iterațiilor. În timp ce în Scrum este planificat în avans un sprint (de obicei săptămânal sau bisăptămânal) care nu se schimbă, în Kanban pot fi adăugate oricând sarcini noi. Scopul principal al metodei kanban este închiderea sarcinii, în timp ce în Scrum este închiderea sprintului.

În al doilea rând, în Scrum, sarcinile sunt evaluate în ‘story points’ sau în ore pentru a calcula unde va fi echipa după sprint. Kanban calculează doar timpul mediu pentru a finaliza o sarcină.

Nu în ultimul rând, Scrum este mai potrivit pentru începerea unui proiect, deoarece permite determinarea mai precisă a calendarului și interacțiunea strânsă cu echipa. Metoda kanban este mai populară pentru susținerea unui produs deja terminat: implică mai puțină comunicare cu echipa, iar sarcinile sunt alocate într–o succesiune imprevizibilă.

Aplicații pentru Kanban

Trello – aplicație estetică simplă pentru munca individuală și în echipă. Poți atribui sarcini unui executant, poți adăuga comentarii și poți stabili termene limită. Sincronizarea între dispozitive integrează Google Disc, Dropbox, Slack și alte platforme.

KanbanFlow – aplicație minimalistă pentru lucrul cu tabla kanban cu un set semnificativ de funcții, precum temporizator conform metodei Pomodoro, limitarea numărului de sarcini din coloane și analiza tabloului.

Kanban Tool – software pentru lucrul cu metoda kanban. Are carduri, culori, numărătoare inversă, etichete, analize și istoricul modificărilor, plus sincronizare cu servicii populare precum Slack și stocare în cloud.

Abonează–te la newsletter completând caseta de mai jos și învață despre principiile managementului de proiect de la experți! În plus, vei primi automat în inbox ultimele noutăți legate de cursurile noastre, alături de o mulțime de alte resurse care să te ajute în dezvoltarea profesională.

Abonează-te la newsletter-ul nostru

Informații cu cele mai bune materiale din timpul săptămânii. Abonează-te pentru a fi la curent!
Vă mulțumim pentru abonare!